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Das Gesetz verpflichtet jedes Unternehmen zur rechtskonformen Langzeitarchivierung aller im Geschäftsbetrieb elektronisch ausgetauschten Daten. Die gestzlichen Grundlagen hierfür bilden §14 UStG, die Abgabenordnung (AO) bzw. die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) sowie die Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS).
Die Einrichtung eines elektronischen Archivs bedeutet vor diesem Hintergrund erhebliche Investitions- und Einführungsaufwendungen für jedes Unternehmen. Schnell werden sechsstellige Investitionsbeträge für entsprechende Hard- und Softwarelösungen fällig. Dadurch werden aber weder die Produktivität noch die Effizienz im Unternehmen gesteigert.