FAX2EDI - Digitalisierung von Faxbestellungen und Papierrechnungen

Ihre Kunden bestellen trotz zunehmender EDI-Verbreitung heute noch immer per Fax.

Die Konsequenz:

  • Das Nebeneinander unterschiedlicher Verfahren erhöht den Prozessaufwand in der Auftragsbearbeitung.
  • Es kommt zu Erfassungsfehlern und falscher Steuerung der Auftragsabwicklung.

  • Die personellen Kapazitäten müssen für Spitzenzeiten geplant werden.

Für diese Situation bieten wir Ihnen mit unserem FAX2EDI-Service eine wesentliche Vereinfachung des Workflows an: Fax-Sendungen (Bestellungen) werden im e-center empfangen, die relevanten Informationen/Datenfelder erfasst und Ihnen im gewünschten Datenformat (EDIFACT oder Inhouseformat) zur Verfügung gestellt. Genau so, als ob der Partner bereits EDI-fähig wäre!

Eine vergleichbare Lösung für den papiergebundenen Rechnungseingang steht Ihnen ebenfalls zur Verfügung.


Ihre Vorteile

Unsere Dienstleistung FAX2EDI reduziert die Komplexität und die Kosten Ihrer Auftragserfassung auf einen Bruchteil der heutigen Ist-Größe.

  • Rasche Umstellung auf 100% EDI-Datenverarbeitung
  • Schnelle Erfassung und Verarbeitung von eingehenden Bestellungen oder Rechnungen
  • Verringerung der Datenerfassungs-Fehler
  • Reduzierung der Prozesskosten im Auftragsmanagement
  • Hohe Kundenzufriedenheit durch geringere Durchlaufzeiten und schnelle Lieferung
  • Die Arbeitszeit und das Fachwissen Ihrer Mitarbeiter wird nicht durch Erfassungsarbeit blockiert, sondern kann sinnvoll für kaufmännische Aufgaben (Kundenpflege und -beratung, Bearbeitung von Anfragen und Ausschreibungen etc.) genutzt werden
  • Verbesserung Ihres Cash-Flows

Die Funktionalität

  • Vom e-integration Fax-Server werden die Fax-Bestellungen an das FAX2EDI-System geleitet. Hier werden die Fax-Bestellungen verarbeitet und – sofern erforderlich – von e-integration Mitarbeitern kontrolliert.
  • Die aus den Faxbestellungen extrahierten Daten werden in das gewünschte EDI-Format konvertiert und abschließend gemäß vertraglich vereinbarter Bearbeitungszeiten schnell und zeitnah per EDI zugestellt.
  • In der Praxis haben sich ergänzende Workflows bewährt, wie zum Beispiel die Aussteuerung und Weiterleitung von nicht lesbaren oder artfremden Dokumenten als Anhang einer E-Mail direkt an den Arbeitsplatz Ihrer Spezialisten.
  • Eine weitere Ergänzung stellt die Bereitstellung eines elektronischen Archivs dar.
  • Hierfür werden, passend zur Import-Schnittstelle, die Fax-Bestellungen (TIF-Dateien) mit einem Index versehen und archiviert.

Kontakt

Detlef Schwan

Telefon: +49 (0)2102 479 - 120

Referenzen

  • Bosch Thermotechnik GmbH

»Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leisten hervorragende Arbeit in der Digitalisierung der Papierdokumente. Es zeigt sich, dass man bei Anrufen von Kunden die Anfrage schnell findet, da die wesentlichen Dinge, wie Kundenname(n), Bauvorhaben, Ort, etc. hinterlegt sind.«

Hans-Jürgen Pole, Bosch Thermotechnik GmbH


Webinare

EDI Basis Webinar am 23. November 2017 [mehr]
EDI Basis Webinar am 14. September 2017 [mehr]
EDI Basis Webinar am 11. Mai 2017 [mehr]

Leistungen

Service