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08.08.16 | Procurement

Revisionssicherheit und Transparenz für alle!

Diese beiden Punkte sind sowohl rechtlich als auch für das gute Gefühl und die Kommunikation untereinander wichtig. Sie verhindern, dass Lieferanten sich benachteiligt fühlen oder, dass Sie als Einkäufer die Unsicherheit haben, nicht zu den optimalen Konditionen eingekauft zu haben.

Natürlich schmälern Sie mit elektronischen Ausschreibungen und noch mehr mit Online-Auktionen (e-Sourcing) die Margen Ihrer Lieferanten, aber Sie werden sich wundern, wie weit Ihre Lieferanten die Preise senken können und trotzdem noch Gewinn erwirtschaften.

Weiterhin werden auch lange in der Hand eines Lieferanten gewesene Bereiche für andere Anbieter zugänglich. Der daraus entstehende Wettbewerb belebt den Markt.
Das Ziel von e-Sourcing ist nicht die Ausbeutung von Lieferanten, sondern die faire Verhandlung und die Chancengleichheit ALLER Lieferanten. Das wird jedoch durch manche Einkäufer noch nicht so gesehen.

Diese Situation gleicht  einem Teufelskreis

Die Stammlieferanten, mit denen man oft Jahre zusammen arbeitet und denen man vertraut, haben häufig mehr oder weniger gute Argumente gegen e-Sourcing. Dagegen freuen sich neue, für Sie noch unbekannte Lieferanten, über e-Sourcing. Die von diesen Lieferanten aufgeführten Argumente für e-Sourcing werden kritisch beäugt, da die Lieferanten in Ihrem Unternehmen noch unbekannt sind.

Des Rätsels Lösung: Probieren Sie es aus!

Die meisten e-Sourcing Systeme bieten Testphasen an, somit können Sie e-Sourcing ohne  Risiko testen und sich selbst überzeugen. Probieren geht über Studieren.

Ein weiterer Vorteil des e-Sourcing ist die Revisionssicherheit, die sozusagen automatisch mitgeliefert wird.

Natürlich sollten die Produktspezifikationen genau definiert sein bevor man mit der Ausschreibung bzw. der Abfrage der Gebote beginnt. Aber wie es immer so ist, kommt es oft genug vor, dass die Definition im Nachhinein, zumindest teilweise, angepasst werden muss.

Im Normalfall geschieht dies auf Zuruf am Telefon oder per E-Mail

Solange alles gut geht wird sich niemand über diese Methode beschweren. Sie ist schnell, einfach und unkompliziert. Was aber geschieht, wenn nicht alles glatt läuft? Wer ist am Schluss dafür verantwortlich, wenn das ausgewählte Gebot für die ursprünglichen Spezifikationen abgegeben wurde und die nachträglichen Änderungen nicht berücksichtigt wurden? Muss also vor jeder Vergabe eines Auftrags erneut geprüft werden ob alle nachträglich ergänzten Details im Gebot enthalten sind?

An diesem Punkt kommen e-Sourcing Tools ins Spiel. Die Spezifikationen können genauso schnell und simpel verändert werden wie am Telefon, nur ist alles dokumentiert.
Den Lieferanten werden nach dem Start des Projektes die Spezifikationen zur Abgabe ihrer Gebote zur Verfügung gestellt, können aber auch bei Bedarf von Ihnen verändert werden. Alle Lieferanten können mit wenigen Klicks über die Änderungen informiert werden.
Jede Änderung und Anpassung wird im System festgehalten und kann bei Ungewissheiten nachvollzogen werden.

Die gleiche Behandlung ALLER Lieferanten ist eines der Hauptargumente warum Lieferanten sich für e-Sourcing aussprechen. Alle von Ihnen für einen Lieferanten sichtbar gemachten Informationen sind gleichzeitig für alle Lieferanten sichtbar.

Je transparenter Sie am Schluss Ihre Auktion gestalten, desto besser können die Lieferanten nachvollziehen, warum Sie sich für oder gegen sie entschieden haben und die eigene Verhandlungsstrategie für die nächsten Projekte verbessern.

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Autor: Maxi Kleinen


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